Power BI on erinomainen raportointi- ja analytiikkatyökalu, mutta siinä ei ole sisäänrakennettuja budjetointi-, ennuste- ja suunnitteluominaisuuksia. Se kertoo hyvin, mitä on tapahtunut, mutta se ei ole suunniteltu syöttämään, versioimaan tai konsolidoimaan tulevaisuutta koskevia lukuja. Talousennustaminen vaatii siksi Power BI:n rinnalle suunnitteluratkaisun.
Raportointi ja suunnittelu ovat kaksi eri työtä, vaikka ne käyttävät samaa dataa. Käymme alla läpi, mitä Power BI:stä puuttuu, miksi moni päätyy Exceliin ja miten työkalut saadaan toimimaan yhdessä.
Mitä suunnitteluominaisuuksia Power BI:stä puuttuu?
Power BI:stä puuttuvat kirjoitusoikeudet, budjetti- ja ennustemallien hallinta, versionhallinta sekä konsernilaskennan toiminnot. Se on rakennettu datan lukemiseen ja visualisointiin, ei luvuilla suunnitteluun. Käyttäjä ei voi syöttää ennustetta suoraan raporttiin ja tallentaa sitä tietomalliin.
Käytännössä puutteet näkyvät talouden arjessa näin:
- Power BI:n kirjoitusoikeudet: raportin käyttäjä ei voi muokata lukuja ja tallentaa niitä takaisin tietolähteeseen, joten budjetin tai ennusteen syöttäminen ei onnistu.
- Versiot ja skenaariot: perusversiota, parasta ja huonointa skenaariota sekä edellistä ennustetta ei voi hallita ja vertailla työkalun omilla ominaisuuksilla.
- Työnkulku: budjetin tai ennusteen kierrättäminen vastuuhenkilöillä, hyväksynnät ja lukitukset eivät kuulu Power BI:n perustoimintoihin.
- Konsernilaskenta: sisäiset eliminoinnit, valuuttamuunnokset ja omistusosuuksiin perustuva konsolidointi vaativat oman logiikkansa.
- Allokoinnit ja ajurit: kustannusten jaot ja ajuripohjainen suunnittelu on rakennettava erikseen.
Tämä ei ole Power BI:n heikkous vaan rajaus. Työkalu on hyvä siinä, mihin se on tehty. Ongelmat alkavat, kun sitä yritetään venyttää tehtävään, jota varten se ei ole rakennettu.
Miksi Excel nousee esiin, kun Power BI ei riitä?
Excel nousee esiin, koska se antaa vapaan syöttökäyttöliittymän ja joustavat laskentakaavat, joita Power BI ei tarjoa. Kun suunnitteluun ei ole omaa työkalua, controller rakentaa budjetin ja ennusteet taulukoihin ja tuo valmiit luvut raportointiin käsin.
Ratkaisu toimii pienessä mittakaavassa, ja siksi se on niin yleinen. Kun organisaatio kasvaa, Power BI:n ja Excelin yhdistelmä alkaa kuitenkin tuottaa ongelmia:
- Samasta budjetista kiertää useita tiedostoversioita, eikä kukaan ole varma, mikä on ajantasainen.
- Luvut kopioidaan käsin yhdestä paikasta toiseen, mikä lisää virheiden riskiä.
- Kaavat ja linkit rikkoutuvat huomaamatta, ja virheiden jäljittäminen vie aikaa.
- Konsolidointi vaatii tiedostojen yhdistelyä käsityönä joka ennustekierroksella.
- Rolling forecast jää raskaaksi, koska jokainen päivitys käynnistää saman manuaalisen ketjun alusta.
Excel ei ole väärä työkalu analyysiin ja ad hoc -laskentaan. Ongelma syntyy, kun siitä tulee koko suunnitteluprosessin selkäranka. Silloin talousorganisaation aika kuluu lukujen kokoamiseen eikä niiden tulkintaan.
Mitä talouden suunnittelu vaatii, mitä raportointityökalu ei tarjoa?
Talouden suunnittelu vaatii mahdollisuuden syöttää ja muokata lukuja, hallita versioita, ohjata prosessia vastuuhenkilöiden välillä ja konsolidoida tulokset yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Raportointityökalu näyttää toteutuneen. Suunnittelutyökalu mahdollistaa tulevan rakentamisen ja päivittämisen.
Käytännössä hyvä talousennustaminen ja talouden suunnittelu edellyttävät seuraavia asioita:
- Yhteinen suunnitteluympäristö: useat vastuuhenkilöt syöttävät lukunsa samaan malliin ilman tiedostojen kierrätystä.
- Skenaariot: eri oletuksilla lasketut vaihtoehdot rinnakkain, jotta johto näkee riskit ja mahdollisuudet.
- Rolling forecast: ennuste, joka päivittyy jatkuvasti eikä vain vuosittain budjettikierroksella.
- Suunnittelu ja konsolidointi: konsernin yhteislukujen muodostaminen ilman käsityötä, mukaan lukien konsernilaskenta.
- Jäljitettävyys: tieto siitä, kuka muutti mitä ja milloin.
- Yhteys toteumaan: suunnitelma ja toteuma samassa näkymässä, jotta poikkeamat havaitaan nopeasti.
Kun nämä vaatimukset täyttyvät, talouden ohjaus muuttuu jälkikäteen tapahtuvasta raportoinnista eteenpäin katsovaksi johtamiseksi. Siksi suunnittelutyökalun valinta on enemmän talouden ohjauksen kuin teknologian kysymys.
Miten Power BI ja suunnitteluratkaisu toimivat yhdessä?
Power BI ja suunnitteluratkaisu toimivat yhdessä niin, että Power BI jatkaa raportoinnin ja visualisoinnin alustana ja suunnitteluratkaisu tuo siihen syöttö-, ennustus- ja konsolidointiominaisuudet. Parhaimmillaan molemmat toimivat samassa ympäristössä ja samassa tietomallissa.
Yksi tällainen vaihtoehto on Aimplan, joka on Microsoft Power BI:hin upotettu budjetoinnin, ennustamisen ja suunnittelun ratkaisu. Se on rakennettu alusta alkaen Power BI:tä varten ja hyödyntää olemassa olevia Power BI -tietomalleja. Operatiivinen ja taloudellinen raportointi sekä suunnittelu ja ennustaminen voidaan tuoda samaan työkaluun.
Tästä on talousorganisaatiolle konkreettista hyötyä:
- Manuaalinen työ vähenee, kun lukuja ei tarvitse siirrellä taulukoiden ja raporttien välillä.
- Suunnittelusyklit nopeutuvat, kun prosessi kulkee yhdessä ympäristössä.
- Skenaariosuunnittelu ja jatkuva ennustaminen tulevat arkipäiväisiksi.
- Eri osastot voivat tehdä yhteistyötä samojen lukujen äärellä, mikä tuottaa yhtenäisempiä suunnitelmia.
- Käyttäjät pysyvät tutussa Power BI -ympäristössä, joten käyttöönotto on kevyempää.
Aimplan on pilvipohjainen SaaS-ratkaisu, joten alkuun pääsee ilman monimutkaisia asennuksia. Toimitamme ratkaisua yhteistyökumppanina osana talouden johtamisen ja suunnittelun palveluitamme. Voit tutustua ratkaisuun tarkemmin sivulla Aimplan Power BI:ssä tai seurata talouden suunnittelun webinaareja ja tallenteita.
Milloin Power BI yksin voi silti riittää?
Power BI yksin riittää silloin, kun tarve rajoittuu raportointiin ja analyysiin eikä organisaatio tee monimutkaista budjetointia, jatkuvaa ennustamista tai konsolidointia. Pienessä yrityksessä, jossa suunnitelma on yksinkertainen ja sen laatii yksi henkilö, perusratkaisu voi olla riittävä.
Power BI yksin voi toimia esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
- Budjetti tehdään kerran vuodessa ja sen laatii yksi tai kaksi henkilöä.
- Ennustetta ei päivitetä kuukausittain tai neljännesvuosittain.
- Konsernirakennetta ei ole, joten konsernilaskentaa ei tarvita.
- Skenaarioita ei rakenneta tai ne ovat hyvin yksinkertaisia.
- Päätöksenteko nojaa pääosin toteumaan eikä tulevaisuuden mallinnukseen.
Raja ylittyy yleensä vähitellen. Kun budjettikierroksille osallistuu useampia ihmisiä, ennustetta aletaan päivittää tiheämmin tai konserni kasvaa, manuaalisen työn määrä nousee nopeasti. Silloin kannattaa arvioida, onko suunnittelulle oma työkalu perusteltu. Hyvä lähtökohta on kysyä, kuinka suuri osa talouden ajasta kuluu lukujen kokoamiseen ja kuinka paljon niiden analysointiin.
Mitä kannattaa selvittää ennen suunnitteluratkaisun valintaa?
Ennen suunnitteluratkaisun valintaa kannattaa selvittää nykyisen suunnitteluprosessin pullonkaulat, tarvittavat ominaisuudet, olemassa oleva tietoarkkitehtuuri ja se, miten ratkaisu sopii Power BI -ympäristöön. Selkeä tarvekuvaus ehkäisee sen, että valitaan joko liian kevyt tai tarpeettoman raskas työkalu.
Käy läpi ainakin nämä kysymykset:
- Prosessi: Missä nykyinen budjetointi ja ennustaminen hidastuvat? Kuinka monta ihmistä osallistuu ja kuinka usein ennuste päivitetään?
- Ominaisuudet: Tarvitaanko rolling forecast, skenaariot, konsernilaskenta tai ajuripohjainen suunnittelu?
- Data: Onko ERP-, talous- ja operatiivinen data jo hallitusti Power BI -tietomallissa, vai pitääkö data-alusta rakentaa ensin?
- Käyttäjät: Kuka syöttää lukuja ja kuinka paljon heidän pitää opetella uutta?
- Integraatiot: Miten ratkaisu yhdistyy olemassa oleviin järjestelmiin ja tietolähteisiin?
- Kustannukset ja ylläpito: Mitä käyttöönotto, lisenssit ja jatkuva tuki maksavat suhteessa saatavaan hyötyyn?
Työkalun valinta ei yksin ratkaise onnistumista. Talouden ohjauksen prosessit, vastuut ja datan laatu vaikuttavat lopputulokseen yhtä paljon. Siksi kannattaa keskustella asiantuntijan kanssa jo ennen ratkaisun lukitsemista. Autamme mielellämme kartoittamaan, millainen suunnitteluratkaisu sopii juuri teidän talouden ohjauksenne tarpeisiin ja miten se rakennetaan toimimaan yhdessä Power BI:n ja muiden järjestelmienne kanssa. Voit ottaa yhteyttä asiantuntijoihimme jo ennen päätöstä.